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La comunicación es algo más que dar o recibir información. En las bibliotecas, para mí la comunicación es una herramienta básica que, por un lado, permite dar entender a la otra persona que la estás escuchando y que estás intentando atender y resolver sus necesidades. Esto que parece algo básico y lógico no es común hacerlo de la manera adecuada en una sociedad muy individualista, centrada en el yo y en creer que una misma es más importante que todo lo que nos rodea. Además, el hecho de tener una comunicación efectiva permite también hacer por extensión marketing bibliotecario.

En mi biblioteca, la comunicación ha permitido, a nivel interno, que la biblioteca cuente con usuari@s satisfechos que además utilizan el boca a boca difundiendo la utilidad y servicios de la biblioteca; a nivel externo, también permite a la biblioteca mayor visibilidad y crear redes con otras bibliotecas.

Os cuento estos «trucos» básicos pero efectivos. Sé que son útiles porque los he probado y porque he sufrido cuando otras bibliotecas no los han tenido en cuenta y os aseguro que la imagen y percepción cambia.

Contesta todos los correos en un tiempo prudencial. No solo es importante contestar a quiénes consideramos con más «caché» en la biblioteca. Todos l@s usuari@s son importantes. Si algo de lo que piden o preguntan no lo puedes resolver en el momento, un correo indicando que has recibido su petición y en cuanto realizas la consulta (o lo que seas) le responderás será muy agradecido y dejará ver tu disposición como bibliotecaria (y la de la biblioteca) para resolver y atender dudas y preguntas. Esto mismo se aplica a correos de otras bibliotecas u otras personas externas. Si alguien me responde tres días, una semana después o no lo hace, dice mucho de esa personas y no bueno.

Agradece. Da feedback. Puede parecer que te hace perder el tiempo pero ¿no te has parado a pensar que quizás vamos demasiado rápidas o que estamos dejando la comunicación a medias?

*Si alguien te ha enviado un artículo o ha hecho aportaciones a un trabajo grupal, da las gracias (no tardes una semana, no hay excusas)

*Si alguien te pide que realices un cambio en un documento, en un trabajo, etc., da las gracias por la sugerencia y da confirmación de que está hecho. No dejes a la otra persona en ascuas.

-Sé transparente. Si te has comprometido a realizar un trabajo, una acción en un periodo de tiempo determinado, o sé va a posponer el plazo y no vas a poder cumplirlo, comunícalo. No hagas silencio administrativo y que otras personas sigan trabajando en balde.

Aprende los canales de comunicación adecuados. También facilita la comunicación y evita confusiones y malentendidos. No tolda la información es adecuada para todos los canales. Que no te pueda el ansia por la visibilidad.

*Información interna sobre cursos, recursos quizás es una información que no debe ir publicada en un blog. ¿De qué le sirve a alguien completamente externo esa información? De nada. Hay otros canales, herramientas y maneras de dar visibilidad a lo que está haciendo una biblioteca.

*Comparte información «original» en blogs o similares, no copia/pegas o traducciones literales de otros recursos. Esas traducciones que tengan una información añadida valiosa, que aporte algo. Si no es así, igualmente, hay otros medios donde se puede dar información de interés para nuestros usuarios o que necesitan conocer.

Como veis, son tips sencillos y de sentido común pero a veces nos cuesta ponerlos en practica pero da muy buenos resultados tenerlos en cuenta.

¿Qué otros os vienen a la cabeza o tenéis en cuenta?

Hay muchos libros sobre liderazgo (más de medio millón). Hay bastantes artículos en blogs sobre liderazgo (podría ser infinito repasar Google). Ya no tantos libros sobre liderazgo en bibliotecas y quizás más difícil o imposible libros sobre liderazgo en bibliotecas médicas (aunque es evidente que se puede extrapolar de alguna manera lo general). Así que no seré yo quién dé lecciones sobre este tema, más allá de aquellas cuestiones que son imprescindibles y que creo que en la práctica diaria ayudan a mejorar y ser conscientes del trabajo que estamos llevando a cabo y cómo lo estamos realizando.

Por el mero hecho de estar en un puesto de responsabilidad, no somos líderes. La responsabilidad (merecida o no) nos llega mediante la institución en la que trabajamos. El liderazgo lo adquirimos de manera informal por ser capaces de influir en las demás personas, motivar y generar impacto alrededor. Una vez que apreciamos la diferencia entre ser jefa o ser quien manda de liderar, caemos del guindo y nos damos cuenta de que hay muchas personas que mandan y pocas que lideran. Más se complica si eres mujer.

Simplemente, remitiéndonos a las «habilidades blandas» que se supone que debe tener alguien que dirige lo podemos ver. Las mujeres somos las que solemos tener esas aptitudes y actitudes, en general, por cómo se nos ha socializado y enseñado. Curiosamente están mal vistas o no se valoran en nosotras pero sí cuando las posee un hombre (al que falta hacerle la ola por algo que para bien de todas, se tendría que suponer lo deseable) que normalmente se rige por otros patrones a la hora de trabajar (también aprendidos). Esta viñeta de Javirroyo en su libro Laborachismo, lo deja muy claro:

Javirroyo.Laboromachismo

¿Qué nos aporta ser una buena líder? Más allá de una posible satisfacción personal, en mi opinión, creo que repercute en un buen ambiente de trabajo, en una complicidad para realizar las tareas en la biblioteca con cierto entusiasmo y responsabilidad y en las ganas y energías para mejorar haciendo propuestas y siendo creativas.

Antes, de comentar lo que considero actitudes/habilidades/competencias necesarias para ser una buena líder (dentro de las muchas que pueden existir o que según qué contexto se pueden priorizar) voy a nombrar de forma resumida lo que no te hace una buena líder, sobre todo, porque estamos inmersas en una sociedad muy líquida (eso dice Baumann) y muy voluble donde la mercantilización de cuerpos, personas y creo que hasta actitudes y formas de ser está a la orden del día y esto nos puede llevar a la conclusiones equivocadas sobre lo que nos hace mejores personas, más «guays» o mejores trabajadoras.

El mero hecho de ser responsable de una biblioteca. Lo he comentado antes, puedes mandar, tener cierto poder otorgado pero no tener la más mínima influencia.

Postureo en redes sociales. Nos han vendido tanto que tenemos que mostrarnos, precisamente vender nuestra imagen, nuestra marca, que nos hemos convertido o podemos llegar a ser una mera caja decorada muy bonita por fuera pero sin nada dentro. Cuidado con el exceso de exposición, con el ansia por el ser el primero o querer parecer el que más sabe o estar en todos los sitios indiscriminadamente. Esa imagen que queremos transmitir tiene que ser coherente con nuestra forma de ser en el día a día y en el trabajo presencial con compañeras. Ya lo he dicho en otras ocasiones, no solo por estar visible todo el rato, significa que tengas aptitudes de liderazgo.

-Dejar patente a toda costa que tú eres quien manda. Sí, hace falta humildad, auto-reflexión, consciencia y reconocer que tenemos puntos que mejorar o trabajar.

Vamos al lío. ¿Cómo podemos llegar a alcanzar el liderazgo en nuestro ámbito de trabajo? ¿Qué habilidades, competencias tenemos que trabajar y fomentar en nosotras y en nuestros equipos? Aquí os dejo algunas de las que me parecen más importantes.

-Honestidad y humildad. Honestidad con una misma y con los demás. Saber decir «no lo sé». Humildad para evitar creernos mejores que las demás y para aceptar y reconocer que también nos equivocamos y cometemos errores.

-Motivación. Ser capaces de la auto-motivación pero también de mover a las personas con las que trabajamos. Estaría muy relacionado con conseguir que nuestro equipo sienta que forma parte de un proyecto, de algo más grande, al que aporta su granito de arena, es decir, conseguir que el personal de la biblioteca se sienta incluido.

Confianza. Tenemos que cree en nosotras mismas y en las posibilidades del equipo.

-Cooperación. Aunque en muchas bibliotecas médicas solo trabaja una persona, es importante, cuando sea posible, fomentar el trabajo en equipo, la cooperación interna (dentro de la propia biblioteca) como externa (con otras bibliotecas).

-Vínculos. Saber crear vínculos. No necesariamente tiene que derivar en una relación de amistad pero sí cierta pertenencia al grupo y de implicación en el trabajo. Muy relacionado con la confianza y la cooperación.

-Comunicación. Me gustaría tratarlo en un artículo aparte por la relevancia que tiene. Pero es evidente que hay que tener una buena comunicación a todos los niveles (compañeras, superiores, otras bibliotecas, proveedores, etc.) y en todos los medios (presencial, correo, teléfono). Muy obvio pero también muy común no cuidarla. La buena comunicación incluye el respeto, la educación, la escucha, la tolerancia y la asertividad.

Autogestión. Creo que no está incluida habitualmente en los libros pero me parece importante en el sentido de organizarse, planificarse, sabe hacer las cosas de forma autónoma. Fomentar esta misma habilidad en las compañeras de la biblioteca. Dentro de los posibles protocolos o flujos de trabajo, que tengan cierto margen para organizarse su jornada laboral.

-Estimulación intelectual. No hay nada más aburrido y monótono que un trabajo rutinario (aunque hay personas que por si perfil les gustan). Siempre que sea posible abogo, por en la medida de la capacidad de cada persona, promover retos en el trabajo, dar nuevas tareas o enseñar nuevas funciones.

Ganas de aprendizaje. Si estamos motivadas para aprender nuevas cosas y mejorar, también seremos un buen ejemplo para nuestro equipo y sabremos cómo hacer que también tengas ganas de aplicarse en su formación. Puedes sugerir cursos o talleres que les ayuden a desempeñar mejor sus tareas en el día a día y a actualizarse en sus conocimientos.

-Flexibilidad. Trabajamos en un entorno relativamente cambiante en muchos sentidos así que nada de ser rígidos y sentirnos atemorizados por los cambios (siempre asustan) pero debemos ser conscientes de que pueden surgir en cualquier momento y necesitaremos adaptarnos.

-Horizontalidad. Teniendo en cuenta el saber estar, y el puesto que cada persona desempeña, no funcionar a aludir siempre a la jerarquía laboral en la que nos desenvolvemos. Hace que todo lo anterior sea muy difícil de llevar a cabo. Nos despreocupamos y nos interesa más los resultados y el tener a nuestro ego saciado.

Por supuesto, todo esto que menciono estará condicionado o tendrá sus limitaciones ya que el que se valoren estas actitudes, se trabaje así o se fomenten tienen relación con otros factores. Entre ellos:

-La personalidad de la persona que lidera. Por poner un ejemplo, ¿puede alguien con afán de poder y control dejar con facilidad la autogestión de su equipo o la flexibilidad?

-La personalidad de las personas del equipo. Mi experiencia me dice que hay personas que sí han desarrollado habilidades que les permite un aprendizaje rápido y cierto pensamiento divergente para desarrollar tareas y solucionar problemas pero hay otras que les cuesta salir mucho de un trabajo mecánico y rutinario. Necesitan órdenes continuas y pautas muy marcadas para sentirse seguras y trabajar.

-La formación (igualmente tanto del potencial líder como de las personas que están a su cargo). Para mí, algo clave y en lo que insisto continuamente. En las bibliotecas, se sigue contratando mucho personal sin formación específica. Y sí, por mucho que se quiera tapar, también mi experiencia me dice (salvando excepciones) que no es lo mismo enseñar a alguien que viene con una base previa que a una persona que no sabe nada, absolutamente nada de una biblioteca.

En definitiva, todas estas cuestiones nos apelan de alguna manera en nuestro día a día. Influyen, como decía en cómo funciona una biblioteca y cómo se percibe ésta desde fuera. A su vez, influirá en la imagen que tanto el entorno como la sociedad se hace de una biblioteca, la visibilidad que tendrá, y la capacidad de acción que tendremos y credibilidad para pedir inversiones, mejoras u apoyos.

Me parece muy interesante trabajar todas estas actitudes a nivel personal, pero también colectivo. Y cómo nos afecta el querer ser líder o influenciar siendo mujer u hombre. En bibliotecas, como en muchos ámbitos, hay muchísimas más mujeres pero también parece que a puestos de dirección o visibles en redes sociales lo son más los hombres que las mujeres.

¿Cómo lo veis? ¿Añadiríais algún otra habilidad o competencia? ¿Cómo os resuena con vuestro día a día en la biblioteca?

Os dejo aquí algunos recursos y enlaces por si es de vuestro interés.

-BiblioteCoach. Liderazgo y bibliotecas

-Key skills for library managers: leadership

-Liderazgo y liderazgo femenino. En: Estrategias y herramientas para el desarrollo profesional y el liderazgo femenino. Curso virtual Aula periféricas

Se acerca una de las fechas claves para muchas bibliotecas. Durante los próximos meses llega la tarea, en muchos casos farragosas, de evaluación de la colección, revisión de presupuestos y renovación de revistas y recursos.

Bien sabemos, que en contra de lo que nos gustaría, es más habitual que el presupuesto destinado a la biblioteca se tienda a reducir más que a mantener o aumentar. Por este motivo, este es uno de los momentos en que transmitir mensajes efectivos es vital para la biblioteca.comunicacion

Ser capaz de transmitir mensajes efectivos significa ser capaz de persuadir de que la biblioteca es esencial para la organización (hospital, universidad, etc.)

Características de los mensajes efectivos

Estos mensajes intentan responder a la pregunta: ¿Por qué hacemos lo que hacemos? Centrarse en ello, más que en lo que hacemos le da un valor mayor a lo que estamos transmitiendo. La biblioteca pasa de ser un mero servicio a convertirse en un elemento estratégico de la organización en la que se encuentra. Los mensajes de este tipo se caracterizan por:

  • Breves.
  • Sencillos.
  • Transmiten, normalmente, una sóla idea.

Cómo se elabora un mensaje efectivo

  1. Conocer quiénes son las personas o departamenteos con relación directa con la biblioteca (Dirección, Gerencia, Recursos Humanos, Financiero, Usuarios, etc.)mensajes
  2. Los mensajes se elaboran en función de esa persona o departamento al que va dirigido, basado en su punto de vista, para que el alcance sea mayor. Comunicar siempre lo que ellos valoran.
  3. Se utiliza un lenguaje conocido por el receptor. Evitar en la medida de lo posible el lenguaje técnico bibliotecario.
  4. Mostrar en el mensaje que la biblioteca (y la bibliotecaria) no son invisibles. Los recursos no aparecen por arte de magia. Se crean, organizan y difunden a través del trabajo de la bibliotecaria.
  5. Centrarse en el valor de la propia biblioteca y de la bibliotecaria.

En definitiva, debemos tener muy claro cuál es el valor de la biblioteca y del papel de la bibliotecaira y estar preparadas para contarlo, mostrar porque la biblioteca es clave y qué aporta diferente o mejor a otros.

Puede ser necesario llevar un cambio en nuestra biblioteca y pueden deberse, entre otros, a varios motivos:

  • Cambios en la dirección. Una nueva jefa puede optar por incluir su propio estilo de trabajo.
  • Introducción de tecnología.
  • La propia bibliotecaria desea mejorar y optimizar la forma y la calidad del trabajo.

Los cambios suelen asustarnos si los percibimos como algo que nos afecta directamente de forma negativa. Normalmente, nos sentimos más cómodas y seguras en una situación que ya conocemos aunque seamos conscientes de que posiblemente se pueda mejorar.

Como bibchange-1245949_960_720liotecarias, si queremos llevar a cabo algún tipo de cambio, tenemos que tener en cuenta que lo más importante son las personas. Siempre han de ser el centro y tenemos que tener en cuenta sus actitudes y sus emociones frente al cambio.

Aunque entran en juego otros factores, uno de los elementos críticos y claves para realizar un cambio es la comunicación. Para que la comunicacón sea efectiva y surta los efectos esperados debe ser:

  • Honesta
  • Creible
  • Ágil e interactiva

¿Cómo lograrlo?

Conseguir compromiso. Es esencial y siempre será más efectivo que imponer los cambios o dar órdenes. El objetivo es generar interés y debate a través de una comunicación sincera y directa que explique el cómo y el por qué del cambio.

Empatizar. Significa ser capaces de escuchar de forma abierta las opiniones, propuestas y sugerencias respecto al cambio.

Educar. No es suficiente (ni tendrá éxito) que la persona responsable del cambio imponga sin más su estilo de liderazgo o de gestión. Es imprescindible programar el cambio, dar explicaciones amplias y claras en diferentes lugares, de diferentes maneras, a diferentes personas para que vayan interiorizando el mensaje.

clasped-hands-541849_960_720Captar. Con ello lograremos, mediante una buena comunicación, que las personas más propensas al cambio se impliquen y apoyen el proyecto desde el principio.

En definitiva, la comunicación auténtica, sincera y efectiva es aquella que tiene en cuenta a las personas como parte fundamental del cambio y que incluye los cuatro elmentos que hemos mencionado.

Hace poco realicé un curso sobre metadatos y la tendencia en este sector organizado por el Centro Internacional de Tecnologías Avanzadas de la Fundación Germán Sánchez Ruiperez y la Universidad Europea Miguel de Cervantes y me gustaría compartir con vosotros algunos conceptos básicos de utilidad.

Se trata, sobre todo, de una aproximación teórica a la definición y su utilización en bibliotecas que nos permita entender, al menos, para qué sirven y cómo funcionan.

Los metados surgieron en el ámbito de la información y la documentación como una forma para describir los recursos y optimizar la búsqueda de información en Internet. Los sistemas de información estaban quedándose obsoletos.

Metadatos

Por Ron Mader

¿Qué son?

La ISO 15489-1:2006 define metadatos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

Adoptan la forma de registros con la forma de un atributo (título del recurso, por ejemplo) y un valor (nombre del recursos propiamente dicho). Se basan y utilizan esquemas de metadatos.

 

¿Para qué sirven?

  • Interconectan la información.
  • Evitan las islas de informacion.

Tipos de metadatos.

Mediante los metadatos podemos recoger tres aspectos sobre los recursos informativos:

  1. Información sobre su contenido.
  2. Información sobre su contexto: agentes y circunstancias de creación.
  3. Información sobre su estructura: relación entre los recursos o partes de ellos.

Así podemos obtener metadatos de tipo:

  • Administrativo.
    • Adquisición.
    • Técnicos.
    • Gestión de derechos.
    • Preservación.
  • Descriptivo.
    • Identificación.
    • Representación mediante palabras clave, descriptores, etc.
    • Relación, vínculos entre partes de un recurso o versiones.
  • De uso.
    • Registros de usuarios.
    • Valoración.

Herramientas para la creación y edicición de metadatos.

La ventaja de la existencia de este tipo de herramientas es que no es necesario conocer el código ni saber programar ya que a través de sencillos formularios o páginas web se pueden introducir la información necesaria para generar los metadatos.

Los metadatos se pueden generar de:

  • forma interna. Si se realizan, por ejemplo, en el código fuente del recurso.
  • forma externa. A través de formularios, código html o xml o como campos de una base de datos.

Dublin Core es el modelo de metadatos más conocido para la descripción de recursos y su posterior recuperación. Quizás, por este motivo, actualmente, la herramienta más conocida es DC-Dot, Dublin Core metadato editor, una herramienta creada por Andy Powell en el año 2000. Es un servicio que genera una página web y automáticamente genera los metadatos en Dublin Core, ya sea como HTML o como RDF/XML para incluir en la sección correspondiente de una página.

Metadata is a love note to the future

Por Cea +

Aplicaciones en la web y bibliotecas.

En la Web, la utilización de metadatos permite una descripción más exacta del contenido de los documentos de la web, facilita su recuperación y se pueden describir documentos no textuales como audios y videos. La desventaja es que necesita entornos delimitados como la Web y que se puede hacer un mal uso de las metaetiquetas con el fin de posicionar mejor una página web.

En bibliotecas, dado que cada vez más éstas acceden a recursos electrónicos, no sólo propios, sino también a los que acceden a través de acuerdos o consorcios con otras bibliotecas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos ha creado dos proyectos:

  • MODS (Metadata Objetc Description Standard). Es un formato basado en XML para la descripción de recursos que se encuentra entre el formato MARC y el Dublin Core. Es más completo que el Dublin Core y más fácil que el formato MARC.
  • METS (Metadata Encoding & Transmission Standard). Es una especificación para la descripción, gestión e intercambio de todo tipo de recursos que puedan ser albergados en repositorios y bibliotecas digitales.

En definitiva, los metadatos se están utilizando para describir recursos de información que faciliten tanto su recuperación como la posibilidad de compartir recursos.

A la hora de entender y profundizar en los metadatos creo que es necesario conocer también otros estándares como los de localización e identificación (DOI, PURL, etc.), estándares de lenguaje de marcado como HTML, XML o los nuevos estándares que se están utilizando para la descripción de documentos como el RDA (Resource Description and Access).