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La comunicación es algo más que dar o recibir información. En las bibliotecas, para mí la comunicación es una herramienta básica que, por un lado, permite dar entender a la otra persona que la estás escuchando y que estás intentando atender y resolver sus necesidades. Esto que parece algo básico y lógico no es común hacerlo de la manera adecuada en una sociedad muy individualista, centrada en el yo y en creer que una misma es más importante que todo lo que nos rodea. Además, el hecho de tener una comunicación efectiva permite también hacer por extensión marketing bibliotecario.

En mi biblioteca, la comunicación ha permitido, a nivel interno, que la biblioteca cuente con usuari@s satisfechos que además utilizan el boca a boca difundiendo la utilidad y servicios de la biblioteca; a nivel externo, también permite a la biblioteca mayor visibilidad y crear redes con otras bibliotecas.

Os cuento estos «trucos» básicos pero efectivos. Sé que son útiles porque los he probado y porque he sufrido cuando otras bibliotecas no los han tenido en cuenta y os aseguro que la imagen y percepción cambia.

Contesta todos los correos en un tiempo prudencial. No solo es importante contestar a quiénes consideramos con más «caché» en la biblioteca. Todos l@s usuari@s son importantes. Si algo de lo que piden o preguntan no lo puedes resolver en el momento, un correo indicando que has recibido su petición y en cuanto realizas la consulta (o lo que seas) le responderás será muy agradecido y dejará ver tu disposición como bibliotecaria (y la de la biblioteca) para resolver y atender dudas y preguntas. Esto mismo se aplica a correos de otras bibliotecas u otras personas externas. Si alguien me responde tres días, una semana después o no lo hace, dice mucho de esa personas y no bueno.

Agradece. Da feedback. Puede parecer que te hace perder el tiempo pero ¿no te has parado a pensar que quizás vamos demasiado rápidas o que estamos dejando la comunicación a medias?

*Si alguien te ha enviado un artículo o ha hecho aportaciones a un trabajo grupal, da las gracias (no tardes una semana, no hay excusas)

*Si alguien te pide que realices un cambio en un documento, en un trabajo, etc., da las gracias por la sugerencia y da confirmación de que está hecho. No dejes a la otra persona en ascuas.

-Sé transparente. Si te has comprometido a realizar un trabajo, una acción en un periodo de tiempo determinado, o sé va a posponer el plazo y no vas a poder cumplirlo, comunícalo. No hagas silencio administrativo y que otras personas sigan trabajando en balde.

Aprende los canales de comunicación adecuados. También facilita la comunicación y evita confusiones y malentendidos. No tolda la información es adecuada para todos los canales. Que no te pueda el ansia por la visibilidad.

*Información interna sobre cursos, recursos quizás es una información que no debe ir publicada en un blog. ¿De qué le sirve a alguien completamente externo esa información? De nada. Hay otros canales, herramientas y maneras de dar visibilidad a lo que está haciendo una biblioteca.

*Comparte información «original» en blogs o similares, no copia/pegas o traducciones literales de otros recursos. Esas traducciones que tengan una información añadida valiosa, que aporte algo. Si no es así, igualmente, hay otros medios donde se puede dar información de interés para nuestros usuarios o que necesitan conocer.

Como veis, son tips sencillos y de sentido común pero a veces nos cuesta ponerlos en practica pero da muy buenos resultados tenerlos en cuenta.

¿Qué otros os vienen a la cabeza o tenéis en cuenta?

Se acerca una de las fechas claves para muchas bibliotecas. Durante los próximos meses llega la tarea, en muchos casos farragosas, de evaluación de la colección, revisión de presupuestos y renovación de revistas y recursos.

Bien sabemos, que en contra de lo que nos gustaría, es más habitual que el presupuesto destinado a la biblioteca se tienda a reducir más que a mantener o aumentar. Por este motivo, este es uno de los momentos en que transmitir mensajes efectivos es vital para la biblioteca.comunicacion

Ser capaz de transmitir mensajes efectivos significa ser capaz de persuadir de que la biblioteca es esencial para la organización (hospital, universidad, etc.)

Características de los mensajes efectivos

Estos mensajes intentan responder a la pregunta: ¿Por qué hacemos lo que hacemos? Centrarse en ello, más que en lo que hacemos le da un valor mayor a lo que estamos transmitiendo. La biblioteca pasa de ser un mero servicio a convertirse en un elemento estratégico de la organización en la que se encuentra. Los mensajes de este tipo se caracterizan por:

  • Breves.
  • Sencillos.
  • Transmiten, normalmente, una sóla idea.

Cómo se elabora un mensaje efectivo

  1. Conocer quiénes son las personas o departamenteos con relación directa con la biblioteca (Dirección, Gerencia, Recursos Humanos, Financiero, Usuarios, etc.)mensajes
  2. Los mensajes se elaboran en función de esa persona o departamento al que va dirigido, basado en su punto de vista, para que el alcance sea mayor. Comunicar siempre lo que ellos valoran.
  3. Se utiliza un lenguaje conocido por el receptor. Evitar en la medida de lo posible el lenguaje técnico bibliotecario.
  4. Mostrar en el mensaje que la biblioteca (y la bibliotecaria) no son invisibles. Los recursos no aparecen por arte de magia. Se crean, organizan y difunden a través del trabajo de la bibliotecaria.
  5. Centrarse en el valor de la propia biblioteca y de la bibliotecaria.

En definitiva, debemos tener muy claro cuál es el valor de la biblioteca y del papel de la bibliotecaira y estar preparadas para contarlo, mostrar porque la biblioteca es clave y qué aporta diferente o mejor a otros.

Puede ser necesario llevar un cambio en nuestra biblioteca y pueden deberse, entre otros, a varios motivos:

  • Cambios en la dirección. Una nueva jefa puede optar por incluir su propio estilo de trabajo.
  • Introducción de tecnología.
  • La propia bibliotecaria desea mejorar y optimizar la forma y la calidad del trabajo.

Los cambios suelen asustarnos si los percibimos como algo que nos afecta directamente de forma negativa. Normalmente, nos sentimos más cómodas y seguras en una situación que ya conocemos aunque seamos conscientes de que posiblemente se pueda mejorar.

Como bibchange-1245949_960_720liotecarias, si queremos llevar a cabo algún tipo de cambio, tenemos que tener en cuenta que lo más importante son las personas. Siempre han de ser el centro y tenemos que tener en cuenta sus actitudes y sus emociones frente al cambio.

Aunque entran en juego otros factores, uno de los elementos críticos y claves para realizar un cambio es la comunicación. Para que la comunicacón sea efectiva y surta los efectos esperados debe ser:

  • Honesta
  • Creible
  • Ágil e interactiva

¿Cómo lograrlo?

Conseguir compromiso. Es esencial y siempre será más efectivo que imponer los cambios o dar órdenes. El objetivo es generar interés y debate a través de una comunicación sincera y directa que explique el cómo y el por qué del cambio.

Empatizar. Significa ser capaces de escuchar de forma abierta las opiniones, propuestas y sugerencias respecto al cambio.

Educar. No es suficiente (ni tendrá éxito) que la persona responsable del cambio imponga sin más su estilo de liderazgo o de gestión. Es imprescindible programar el cambio, dar explicaciones amplias y claras en diferentes lugares, de diferentes maneras, a diferentes personas para que vayan interiorizando el mensaje.

clasped-hands-541849_960_720Captar. Con ello lograremos, mediante una buena comunicación, que las personas más propensas al cambio se impliquen y apoyen el proyecto desde el principio.

En definitiva, la comunicación auténtica, sincera y efectiva es aquella que tiene en cuenta a las personas como parte fundamental del cambio y que incluye los cuatro elmentos que hemos mencionado.