Lo que no te cuentan de la gestión de recursos electrónicos

Cuando llega la hora de renovar los recursos electrónicos suscritos por la biblioteca (bases de datos, paquetes de revistas) o comprar unos nuevos, normalmente, a final de año, toca reflexionar sobre cómo han funcionado dichos recursos y si han sido útiles a nuestros usuarios.

En la carrera, en cursos, talleres o artículos académicos suelen recogerse unas sugerencias o pautas muy útiles que ayudan a sistematizar el proceso de evaluación de recursos. Sin embargo, hay cuestiones, aparentemente de pero grullo, sobre las que se olvidan hablar y que luego nos encontramos como las más habituales en nuestro trabajo diario.

Puntos a tener en cuenta antes de empezar:

• Las empresas proveedoras de recursos presionan mucho a las bibliotecas y abusan con los precios, las condiciones de contrato y los servicios. Incluso, en ocasiones, intentan decidir sobre qué debería tener la biblioteca como recursos.

• Los usuarios (conscientes o no) sufren lobby de los proveedores, a través de talleres, sesiones informativas sobre su producto para hacerles creer su producto es el mejor.

• Los usuarios presionan a las bibliotecas para que contraten esos productos tan maravillosos o mantengan la suscripción de los mismos.

• Las bibliotecarias, en ciertos momentos, creemos que sabemos mejor que nuestros usuarios lo que necesitan.

¡Vaya lío, no!

¿Qué significa todo esto? Que antes de comprar o renovar recursos es necesario evaluar, no sólo los aspectos de contenido, técnicos o económicos, sino también el engranaje interno de la relación biblioteca-usuarios-proveedores.

Algunas sugerencias.

Ante la avalancha de proveedores y su extra limitación en algunas ocasiones, es necesario armarse de paciencia, planificar bien las reuniones con ellos, intentar negociar amistosamente y no ceder a tanta presión abusiva siempre que exista esa posibilidad (que vista la realidad, a veces, es complicado).

Un buen comienzo, y desde lo que deben partir el resto de acciones es preguntarnos: ¿qué necesitan mis usuarios? Escuchar con interés a nuestros usuarios es imprescindible. Hay que buscar un equilibrio entre nuestro ego y lo que ellos exigen. ¿Qué nos puede ayudar?

• Estadísticas de uso (uso de los recursos, descargas, etc.)

• Encuestas, opiniones, trabajar con algunos usuarios que después nos ayudan a probar y evaluar un producto nuevo.

• Tener en mente sus correos electrónicos, sugerencias, etc.

• Valorar si es un usuario experto o competente en la utilización de recursos (puede tener mucho que decir) o puede ser alguien que se deje llevar por las modas o presiones de los proveedores.

También suele ser habitual la medición de la calidad de las revistas a través de recursos como el Journal Citation Report (JCR), el Scimago Journal & Country Rank, el MIAR, DICE, RESH o altmetrics, aunque nunca está de más, y se dice poco, que puede ser útil contactar con otras bibliotecas que sepamos que tienen los mismos recursos y obtener otras opiniones y puntos de vista que enriquecerán nuestro proceso de evaluación.

Por otro lado, es aconsejable mantener la mente abierta y no tener fe ciega en un producto o proveedor. Si rastreamos por Internet o, de nuevo, hablamos con más bibliotecas, podemos encontrar productos similares y más baratos, incluso, aunque aparentemente tengan menos prestigio o menos visibilidad pueden ser mejores.

Se trata la mayoría de las veces en un proceso largo y tedioso que da muchos quebraderos de cabeza así que es necesario:

• Paciencia.

• Desconectar y no pensar 24 horas en el trabajo.

• Trabajar en equipo y coordinarse.

• Tomarnos nuestro tiempo para pensar y valorar las distintas alternativas siempre que el tiempo y las presiones (seguramente proveniente desde diferentes flancos) lo permitan.

Y… hasta el año siguiente.

Os dejo el enlace a algunas guías para la gestión o desarrollo de colecciones electrónicas con las cuestiones técnicas o elementos necesarios para crear o renovar una colección o recursos electrónicos.

Calidad y evaluación de los contenidos electrónicos.

Cuestiones claves para el desarrollo de colecciones con recursos electrónicos.

Criterios de evaluación de bases de datos

 

 

Adquisición de recursos. ¿Para quién es rentable?

Siempre hay un período al año en el que los responsables de la contratación de recursos en las bibliotecas académicas se plantean la misma duda: ¿rentable para nosotras o rentable para los proveedores?

Desde hace años, practicamente desde que surgió el «big deal»,  allá por los años 90, esta pregunta es inevitable. Lo que parecía que resolvería el problema presupuestario de las bibliotecas pequeñas y que ayudaría a resurgir el negocio de las revistas, que se había visto perjudicado debido al gran aumento del precio de las publicaciones, se convirtió en todo lo contrario. A día de hoy es grande el número de bibliotecas que considera que está pagando un precio demasiado alto por el paquete de revistas que contratan. Por lo tanto, esta situación se ha convertido en una continúa pelea y fricción entre biblitotecas y proveedores o editores.

¿Cuáles son los principales problemas que se plantean?

1. Falta de transparencia en el establecimiento de precios. Normalmente, pensamos que el precio se establece por número de usuario o tamaño del centro que contrata, o dependiendo de si se trata de una compra consorciada o no.
2. Acuerdos, contratos o licencias «secretos». Negativa de los proveedores a mostrar abiertamente sus precios a pesar de las acciones judiciales habidas.
3. Creencia de que pagando por un grupo básico de revistas, nos llevamos otra gran cantidad «gratuitamente». Según Peter Suber, director de la Office for Scholarly Communication de la Universidad de Harvard, los proveedores utilizan la compra de paquetes de revistas como una forma de proteger revistas de menor uso o de segunda categoría de la cancelación por parte de las bibliotecas.

Por Agintzari SCIS

 

A pesar de estas restricciones, un equipo de economistas ha sido capaz de sacar a la luz algunas de estas cifras. Se centra en el ámbito norteamericano pero creo que se pueden sacar conclusiones similares para España. Estos investigadores concluyeron que algunas bibliotecas universitarias pagan dos veces más en comparación con otras similares en tamaño y en resultados de investigación y por revistas muy parecidas. Por ejemplo, la Universidad de Wisconsin pagó 1.22 millones de dolares a Elsevier en 2009 por un paquete de revistas mientras que la de Michigan, con casi idéntico tamaño y número de estudiantes pagó 2.16 millones de dolares por el mismo paquete.

¿Quién comenzó a investigar sobre el precio de las revistas?

Theodore Bergstrom, un economista de la universidad de Santa Bárbara, California en el año 2009 y se ha convertido en un activista en este campo con proyectos que miden el valor económico de las revistas.

¿Cuáles son estos recursos?

• journalprices.com 
• Eigenfactor

Bergstrom realizó un análisis para Science, publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences  (Theodore C. Bergstrom, Paul N. Courant, R. Preston McAfee, and Michael A. Williams. Evaluating big deal journal bundles PNAS 2014 ; published ahead of print June 16, 2014)  donde compara los contratos de diferentes universidades basándose en un modelo que tiene en cuenta el número de estudiantes a tiempo completo de la universidad y el número de graduados que están becados en la universidad.

¿Qué opinan los bibliotecarios?

Según Doug Way, un bibliotecario de la universidad de Wisconsin una relación previa con el proveedor puede influir fuertemente en la negociación del precio del paquete de revistas. Pone como ejemplo su caso. Ellos cancelaron un gran número de suscripciones durante años con Elsevier y eso ayudó a que la universidad consiguiera un mejor precio por el paquete. ¿Miedo de los proveedores a perder su posición?

Por su parte, Scott Stangroom, coordinador de adquisiciones en la universidad de Massachusetts, considera que los proveedores pueden ajustar más sus precios y ofrecerlos de forma más justa a las bibliotecas desde un punto de vista comparativo ya que sus ingresos no decrecerán.

Y posiblemente esto sea cierto si tenemos en cuenta un artículo publicado por Alex Holcombe en su blog donde comenta cuáles son los proveedores académicos en el ámbito de las ciencias con mayores beneficios. Y entre ellos se encuentran Wiley con un 40 %; Elsevier con un 36 % y Springer con un 34 %.

Conclusiones

• Es beneficioso para las bibliotecas que éstas comparen los precios que pagan bibliotecas similares por paquetes de revistas muy parecidos.
• Es necesario seguir trabajando para que se establezcan precios más justos y acuerdos más transparentes.

En cuanto a estos puntos expuestos en el artículo posiblemente los proveedores tendrán otro punto de vista.  Sin embargo, según la información ofrecida en el artículo original en relación al estudio de Bergstrom, Elsevier rechazó comentar nada al respecto y con Springer fue imposible contactar. Wiley, por su parte, afirmó que no existe un único paquete que se ajuste a todos los clientes y que ofrece un rango flexible de precios y licencias que incluye o bien la colección entera o bien diferentes opciones.

Fuente:

Bohannon, John. How much did your university pay for your journals? En: http://news.sciencemag.org/economics/2014/06/how-much-did-your-university-pay-your-journals 

Más información:

The big deal’s damage

Library Spend on Journal Big Deals. Research Libraries UK (RLUK)